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10 regras de etiqueta de e-mail fundamentais

Saiba como evitar erros e confusões na troca de e-mails acadêmicos ou profissionais

Por Ana Carla Bermúdez
29 mar 2016, 12h40 • Atualizado em 16 Maio 2017, 13h43

Enviar e receber e-mails são ações que fazem parte da rotina de qualquer profissional ou estudante. Mas, seja por distração ou simplesmente pelo grande volume de mensagens que se lê e escreve, alguns detalhes podem passar despercebidos na hora de clicar em ‘enviar’ - o que pode trazer sérias consequências posteriormente. Veja, a seguir, algumas dicas para evitar erros e confusões na troca de e-mails. (Imagem: iStock) — 1/11 Enviar e receber e-mails são ações que fazem parte da rotina de qualquer profissional ou estudante. Mas, seja por distração ou simplesmente pelo grande volume de mensagens que se lê e escreve, alguns detalhes podem passar despercebidos na hora de clicar em ‘enviar’ - o que pode trazer sérias consequências posteriormente. Veja, a seguir, algumas dicas para evitar erros e confusões na troca de e-mails. (Imagem: iStock) ()

O assunto do e-mail é a primeira coisa que o destinatário pode ver - muitas pessoas, aliás, escolhem se vão abrir o e-mail ou não com base no que está escrito no assunto. Data da reunião alterada e Dúvida rápida sobre o relatório final são bons exemplos de assuntos curtos e objetivos. Outra dica é sempre se preocupar em escrever algo que deixe claro que o e-mail aborda os interesses do destinatário. (Imagem: iStock) — 2/11 O assunto do e-mail é a primeira coisa que o destinatário pode ver - muitas pessoas, aliás, escolhem se vão abrir o e-mail ou não com base no que está escrito no assunto. Data da reunião alterada e Dúvida rápida sobre o relatório final são bons exemplos de assuntos curtos e objetivos. Outra dica é sempre se preocupar em escrever algo que deixe claro que o e-mail aborda os interesses do destinatário. (Imagem: iStock) ()

Se você trabalha para uma empresa, é indispensável usar o e-mail corporativo para todo e qualquer assunto relativo ao trabalho. Já se você é autônomo, freelancer ou ainda é estudante e precisa usar sua conta pessoal para trocar e-mails, preste atenção: você sempre deve usar um endereço que transmita o seu nome, de modo que o destinatário saiba exatamente quem está enviando o e-mail. Nada de apelidos ou nomes engraçados - deixe as contas do tempo da escola para trás! (Imagem: iStock) — 3/11 Se você trabalha para uma empresa, é indispensável usar o e-mail corporativo para todo e qualquer assunto relativo ao trabalho. Já se você é autônomo, freelancer ou ainda é estudante e precisa usar sua conta pessoal para trocar e-mails, preste atenção: você sempre deve usar um endereço que transmita o seu nome, de modo que o destinatário saiba exatamente quem está enviando o e-mail. Nada de apelidos ou nomes engraçados - deixe as contas do tempo da escola para trás! (Imagem: iStock) ()

Ninguém quer ler e-mails vindos de 20 pessoas que não têm nada a ver com eles. Além disso, é difícil ignorar e-mails quando se recebe notificações de novas mensagens pelos smartphones ou mesmo pop-ups no computador. Por isso, a não ser que você tenha certeza de que todos da lista precisam receber o seu e-mail, evite usar o responder a todos. (Imagem: iStock) — 4/11 Ninguém quer ler e-mails vindos de 20 pessoas que não têm nada a ver com eles. Além disso, é difícil ignorar e-mails quando se recebe notificações de novas mensagens pelos smartphones ou mesmo pop-ups no computador. Por isso, a não ser que você tenha certeza de que todos da lista precisam receber o seu e-mail, evite usar o responder a todos. (Imagem: iStock) ()

Forneça ao seu destinatário algumas informações sobre você - nome completo, cargo e nome da empresa (se você trabalha) e número de telefone, por exemplo, formam um bom conjunto para uma assinatura de e-mail. É recomendável utilizar a mesma fonte, tamanho e cor do corpo do e-mail. (Imagem: iStock) — 5/11 Forneça ao seu destinatário algumas informações sobre você - nome completo, cargo e nome da empresa (se você trabalha) e número de telefone, por exemplo, formam um bom conjunto para uma assinatura de e-mail. É recomendável utilizar a mesma fonte, tamanho e cor do corpo do e-mail. (Imagem: iStock) ()

A má comunicação pode acontecer facilmente quando existem diferenças culturais. Na forma escrita essa tendência é maior ainda, já que não se pode ver a linguagem corporal da outra pessoa. Por isso, é fundamental adequar a mensagem ao modo como seu destinatário está habituado (ou ao menos até o ponto onde você conhece essa outra cultura). (Imagem: iStock) — 6/11 A má comunicação pode acontecer facilmente quando existem diferenças culturais. Na forma escrita essa tendência é maior ainda, já que não se pode ver a linguagem corporal da outra pessoa. Por isso, é fundamental adequar a mensagem ao modo como seu destinatário está habituado (ou ao menos até o ponto onde você conhece essa outra cultura). (Imagem: iStock) ()

É difícil responder todos os e-mails recebidos, mas é preciso ao menos tentar. Isso inclui e-mails enviados acidentalmente para a sua conta - especialmente se quem mandou está esperando uma resposta. Um bom exemplo seria dizer sei que você deve estar bastante ocupado, mas acho que você mandou esse e-mail para mim por engano. Achei que você deveria saber para poder enviá-lo para a pessoa certa. (Imagem: iStock) — 7/11 É difícil responder todos os e-mails recebidos, mas é preciso ao menos tentar. Isso inclui e-mails enviados acidentalmente para a sua conta - especialmente se quem mandou está esperando uma resposta. Um bom exemplo seria dizer sei que você deve estar bastante ocupado, mas acho que você mandou esse e-mail para mim por engano. Achei que você deveria saber para poder enviá-lo para a pessoa certa. (Imagem: iStock) ()

Seus erros não vão passar despercebidos pelos destinatários do e-mail - e, dependendo do tipo de erro, você pode até ser julgado por causa dele. Não confie no corretor ortográfico, especialmente se você estiver escrevendo de um smartphone. Releia o texto algumas vezes antes de enviar e evite conflitos desnecessários. (Imagem: iStock) — 8/11 Seus erros não vão passar despercebidos pelos destinatários do e-mail - e, dependendo do tipo de erro, você pode até ser julgado por causa dele. Não confie no corretor ortográfico, especialmente se você estiver escrevendo de um smartphone. Releia o texto algumas vezes antes de enviar e evite conflitos desnecessários. (Imagem: iStock) ()

Acidentes acontecem, mas eles sempre podem ser evitados. Deixar para escrever o e-mail do destinatário por último previne um envio acidental do texto antes de que ele esteja completo ou revisado. Essa estratégia pode ser utilizada até mesmo na hora de responder um e-mail. (Imagem: iStock) — 9/11 Acidentes acontecem, mas eles sempre podem ser evitados. Deixar para escrever o e-mail do destinatário por último previne um envio acidental do texto antes de que ele esteja completo ou revisado. Essa estratégia pode ser utilizada até mesmo na hora de responder um e-mail. (Imagem: iStock) (istock/iStock)

Nada de roxo e muito menos de Comic Sans. Fonte, cor e tamanho devem ter o aspecto mais clássico possível, seguindo a regra básica de apresentação de um texto: ele deve ser fácil de ser lido. Geralmente, tamanhos 10 e 12 são os melhores, e fontes como Arial, Calibri e Times New Roman são boas escolhas. Quanto à cor, preto é sempre a opção mais segura. (Imagem: iStock) — 10/11 Nada de roxo e muito menos de Comic Sans. Fonte, cor e tamanho devem ter o aspecto mais clássico possível, seguindo a regra básica de apresentação de um texto: ele deve ser fácil de ser lido. Geralmente, tamanhos 10 e 12 são os melhores, e fontes como Arial, Calibri e Times New Roman são boas escolhas. Quanto à cor, preto é sempre a opção mais segura. (Imagem: iStock) ()

Se você gosta de usar pontos de exclamação, vá com calma - o recomendável é utilizar apenas um em um texto de tamanho curto ou médio. Assim, a emoção pode ser transmitida no nível certo. Muitos pontos de exclamação podem ser interpretados, por exemplo, como imaturidade. (Imagem: iStock) — 11/11 Se você gosta de usar pontos de exclamação, vá com calma - o recomendável é utilizar apenas um em um texto de tamanho curto ou médio. Assim, a emoção pode ser transmitida no nível certo. Muitos pontos de exclamação podem ser interpretados, por exemplo, como imaturidade. (Imagem: iStock) ()

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