Produtividade: tudo que você precisa saber para se tornar mais produtivo

Em um de seus significados mais conhecidos e empreendidos atualmente, produtividade é a relação da capacidade de produção com o tempo. É uma informação que pode dizer respeito à uma instituição, time, pessoa. Enfim, qualquer sujeito que atua em prol de algum resultado.

Para as companhias, a produtividade é assunto extremamente relevante, já que tem a ver, inclusive, com seu lucro. Quanto mais se produz, em teoria, maior receita. Mas, para os indivíduos, no mundo moderno, ela tem uma importância diferente – e, em alguns níveis, ainda maior.

O que você vai entender:

1. Produtividade e qualidade de vida: o que tem a ver?
2. Principais vilões da produtividade
3. “Afinal, como aumentar minha produtividade?”
4. Gestão do tempo e produtividade
5. Técnicas reconhecidas

Produtividade e qualidade de vida: o que tem a ver?

O principal motivo para que a produtividade seja uma característica cobiçada por muitas pessoas atualmente é o fato de que ela está, em muitos aspectos, relacionada à qualidade de vida.

Isso porque há um número cumulativo de responsabilidades que cada um enfrente, e a velocidade das relações e processos no mundo moderno é crescente – quanto demorava a viagem do Rio de Janeiro a São Paulo em 1950 e quanto demora hoje? Ou seja: muita coisa para fazer e falta de tempo são constantes na vida de muitas pessoas.

Como resultado, muitos negligenciam fatores pessoais – como contato com amigos e família e lazer – em razão de cumprir tudo que é “preciso”. Embora a curto prazo funcione, a longo prazo isso contribui para o esgotamento, que, consequentemente, diminui a motivação e produtividade.

Em suma, produtividade e qualidade de vida são dois aspectos intimamente ligados, já que é o nível ideal de cada um que colabora para um equilíbrio entre a vida profissional e pessoal. Não dá para negligenciar nenhum dos dois e há muito o que se fazer para otimizar cada um deles.

Um estudo exclusivo da Fundação Estudar em parceria com a companhia especializada em pesquisa de mercado MindMiners mostrou o que as pessoas consideram que “ganham” sendo produtivas. Todos são, de uma forma ou de outra, ligados à qualidade de vida:

Emocionais:

• Sentimento de “dever cumprido”
• Sentir-se “útil”
• Ter a autoestima elevada e maior motivação para cumprir tarefas

Funcionais:

• Melhora no desempenho (nos estudos, trabalho, etc.)
• Realização de mais tarefas durante o dia
• Maior aproveitamento do tempo

Principais vilões da produtividade

A mesma pesquisa revelou os principais vilões da produtividade entre os jovens. Confira os resultados:

1. Procrastinação, ou adiar e não cumprir as tarefas – 52%
2. Ter muitas coisas para fazer ao mesmo tempo – 34,7%
3. Dificuldade de concentração – 11,3%
4. Não saber planejar o dia – 10,2%

De longe, a procrastinação é apresentada como a maior inimiga. Para combatê-la (de uma vez por todas):

• Faça o teste “Por que você procrastina?”
• Aplique as dicas do Na Prática que mais se alinham com você

Como aumentar minha produtividade?

A produtividade envolve, principalmente, três fatores: o sujeito, o tempo e a atividade (da qual se obtém o resultado). Em cada um dos aspectos, existe uma gama de possibilidades do que pode ser feito para desenvolvê-lo em benefício da eficiência.

Como gerir a si mesmo

Já falamos sobre a procrastinação, certo? Existem outros dois pontos principais em que dá para se desenvolver e melhorar a capacidade produtiva.

Primeiro, a capacidade de concentração. Ela é diretamente ligada à taxa de procrastinação mas não tem exclusivamente esse resultado. A dificuldade em se concentrar aumenta o tempo que precisa ser dedicado à uma tarefa.

Uma das mais conhecidas técnicas para melhorar a habilidade de se concentrar é a de mindfulness. Basicamente, o que os exercícios ligados ao conceito fazem é treinar “a consciência para, quando estamos desatentos, perceber e conseguir redirecionar a atenção”, explica Marcelo Demarzo, médico e pesquisador da área. Aqui, ele indica três atividades para praticar.

Em segundo, a capacidade de organização também pode interferir na eficiência. Desde o ambiente, à área de trabalho do seu computador e suas anotações, levem em conta uma ordem que facilite sua visualização (e raciocínio). “Como fazer isso” varia de pessoa a pessoa, mas ser organizado invariavelmente beneficia a velocidade na ação.

Como gerir a atividade

De início, é preciso saber onde cada tarefa se encaixa na sua rotina. A melhor forma de fazer isso para ser produtivo é priorizando. Nem tudo que é urgente é importante e vice-versa. Saber distinguir entre eles é o primeiro passo. É importante ter em mente que sua energia é limitada na hora de editar sua lista de afazeres.

Uma forma de facilitar o início da atividade é quebrando-a em menores ações. Assim, evita a procrastinação que pode acontecer quando uma tarefa é complexa e “amedrontadora”.

A eficácia dos “micro-objetivos” foi comprovada cientificamente: é possível enganar o cérebro para aumentar os níveis de dopamina – neurotransmissor que ativa os circuitos de recompensa – ao alcançá-los.

Para cada tarefa que precisa ser cumprida, fracione-a nos menores pedaços possíveis e complete um de cada vez. Por exemplo, se sua meta final é escrever um texto, um bom começo é abrir o documento no computador. O segundo objetivo pode ser redigir uma frase, o terceiro, a segunda, e assim por diante.

Gestão do tempo e produtividade

Gerir o tempo é um dos principais responsáveis por uma rotina produtiva. Envolve a priorização de tarefas mencionada acima, que é muito importante para que não se gaste momentos do dia com o que não importa, mas também outras atitudes.

Primeiro, entende em detalhes como você usa seu tempo. Basta um teste simples: escolha um dia (ou dias) e anote o que você fez a cada hora. Não tem problema se a resposta for desanimadora – esse é só o passo um. Com isso, você consegue identificar com mais precisão quando trabalha melhor e onde está desperdiçando energia.

Planejamento é um ponto chave na gestão do tempo e produtividade. Por isso, descreva quanto tempo você precisa para fazer cada coisa na sua lista de afazeres comum. Coloque a quantidade de horas estimadas para cada atividade e dedique-se a elas com afinco (e sem interrupções) quando o momento chegar.

Esforce-se para não passar mais do que determinou para cada tarefa. É treino, mas é isso que garante que você trabalhe um número de horas saudável por dia.

Técnicas reconhecidas

Além da técnica Pomodoro, que detalhamos em uma matéria específica – e no especial de Procrastinação mencionado acima – conheça outros métodos desenhados para aumentar a produtividade. Cada um tem um foco: ajudar na priorização de tarefas, gestão do tempo, combate à procrastinação, entre outros.

• Essencialismo: método sistemático conhecido que facilita a administração do tempo e da energia
• Mindfulness: técnica desenvolve o foco e capacidade de execução
• Princípio de Pareto: conceito utilizado em diversos campos que pode ajudar a otimizar seu tempo
• Micro-objetivos: técnica de fragmentação de atividades que combate a procrastinação
• Getting Things Done: metodologia de gerenciamento de tempo
• Matriz de Einsenhower: ferramenta para priorizar melhor tarefas diárias

Este texto foi originalmente publicado no portal Na Prática, parceiro do Guia do Estudante.